Paragraphendschungel - Die 10 häufigsten Fragen zum Thema Vergaberecht und öffentliche Ausschreibungen kurz beantwortet!
Paragraphendschungel - 10 FAQ zum Vergaberecht und öffentlichen Ausschreibungen
Wer ist öffentlicher Auftraggeber und muss ausschreiben?
Das Bundesvergabegesetz unterscheidet zwischen dem klassischen Auftraggeber, dem Sektorenauftraggeber und den sonstigen Auftraggebern.
Unter den Begriff des klassischen Auftraggebers fallen Gebietskörperschaften, wie Bund, Länder, Gemeinden und Gemeindeverbände, Einrichtungen des öffentlichen Rechts, wie zum Beispiel Pensionsversicherungsanstalt, Bundesrechenzentrum, WKO NÖ, Agrarmarkt Austria, ASFINAG, … - und Verbände (Zusammenschlüsse von vorher genannten Auftraggebern).
Sektorenauftraggeber können klassische Auftraggeber, Öffentliche Unternehmen oder private Auftraggeber sein, welche Sektorentätigkeiten (Versorgung mit Gas, Wasser, Elektrizität; Versorgung mit Trinkwasser, Verkehrsleistungen, Bereitstellung von Postdiensten, Erdöl, Betreiber von Häfen und Flughäfen, …) ausüben.
Neben den klassischen öffentlichen Auftraggebern und den Sektorenauftraggebern gibt es auch noch Auftraggeber, die zwar keine öffentlichen Auftraggeber sind, dennoch auszuschreiben haben. Diese nennt man „Sonstige Auftraggeber“. Darunter fallen beispielsweise Dienstleistungs- oder Baukonzessionäre.
(ACHTUNG: Immer öfter werden Auftraggeber zur Ausschreibung nach dem Bundesvergabegesetz aufgrund von Förderrichtlinien verpflichtet, obwohl es sich um private Auftraggeber handelt!)
2. Was versteht man unter einem öffentlichen Auftrag und was ist zu beachten?
Sobald einer der vorhin genannten Auftraggeber einen Bau-, Liefer- oder Dienstleistungsauftrag vergeben will, handelt es sich um einen öffentlichen Auftrag, welcher nach dem Bundesvergabegesetz auszuschreiben und zu vergeben ist. (Nicht zu verwechseln mit Ausschreibungen von privaten Firmen, welche keinem strengen Vergaberegime unterliegen!)
Im Vergleich zu privaten Ausschreibungen sind sehr strenge Formvorschriften und Fristen zu beachten. Hält man diese Formvorschriften nicht ein oder versäumt man eine Frist ist man aus dem Vergabeverfahren auszuscheiden!
3. Wer darf an einer Ausschreibung teilnehmen?
Grundsätzlich darf jedes Unternehmen, das geeignet ist den Auftrag auszuführen, an einer Ausschreibung teilnehmen. Dabei versteht man unter der Eignung die Befugnis, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit eines Unternehmens. Dafür sieht das Gesetz bestimmte Dokumente vor, die ein Auftraggeber zum Nachweis verlangen kann (Gewerbeberechtigung, Strafregisterauszug des Geschäftsführers, Kontoauszug Sozialversicherungsanstalt, Bilanzen, Referenzen, …)
4. Wo findet man aktuelle Ausschreibungen?
Grundsätzlich sind öffentliche Ausschreibungen bekanntzumachen, um die Gleichbehandlung der Bieter und die Transparenz des Vergabeverfahrens zu sichern. Es gibt nur wenige Ausnahmen, wie zum Beispiel die Direktvergabe, die derzeit eine formlose Vergabe ohne Bekanntmachung bis € 100.000,- erlaubt.
Im Oberschwellenbereich ist europaweit und österreichweit bekanntzumachen. Dafür steht europaweit die Plattform Tenders electronic daily (kurz: TED) und österreichweit Plattformen wie der amtlicher Lieferungsanzeiger, ausschreibung.at und diverse Landesmedien zur Verfügung.
5. Wie läuft ein Vergabeverfahren ab und wie lange dauert es?
Je nach Wahl des Vergabeverfahrens beginnt ein Verfahren mit der Bekanntmachung oder mit der Aufforderung von Bietern zur Angebotsabgabe. Zu unterscheiden sind ein- und zweistufige Verfahren. Während bei einem einstufigen Verfahren in einer Stufe die Eignung des Bieter überprüft und das Angebot bewertet wird, wird im zweistufigen Verfahren zuerst die Eignung des Bieters aufgrund des Teilnahmeantrages überprüft und nur geeignete Bieter dürfen dann auch ein Angebot legen, welches in der zweiten Stufe ausgewertet wird!
Je nach gewähltem Vergabeverfahren und Verwendung von Fristverkürzungsmöglichkeiten unterscheidet sich dann die jeweilige Verfahrensdauer!
6. Was ist bei der Angebotserstellung zu beachten?
Vergabeverfahren sind sehr streng formalisierte Verfahren, die dem Bieter nur sehr wenig Platz lassen sich selbst einzubringen! Dies vergessen die meisten Bieter und versuchen das Angebot durch wegstreichen etc. auf ihre Bedürfnisse anzupassen. Derartige Änderungen bzw. wenn man geforderte Unterlagen nicht beibringt oder gar Positionen nicht auspreist, … stellen zumeist unbehebbare Mängel dar, welcher der Auftraggeber mit einem Ausscheiden aus dem Verfahren zu ahnden hat.
7. Wer erhält den Auftrag?
Je nach Festlegung des Auftraggebers erhält den Auftrag der Bestbieter oder, bei hoch standardisierten Leistungen, der Billigstbieter! Während beim Billigstbieterprinzip rein der Preis entscheidend ist, sind bei dem Bestbieterprinzip neben dem Preis noch weitere Zuschlagskriterien für die Wahl des Bestbieters entscheidend. Solche Zuschlagskriterien hat der Auftraggeber festzulegen und bereits in der Bekanntmachung, spätestens aber in den Ausschreibungsunterlagen bekanntzugeben. Die Zuschlagskriterien müssen auftragsbezogen und dürfen nicht diskriminierend sein.
8. Was versteht man unter Schwellenwerten?
Schwellenwerte werden EU-weit festgelegt und jedes Jahr Index angepasst. Sie sind entscheidend für die Wahl des Vergabeverfahrens, die Bekanntmachung und diverse Fristen. Derzeit gelten für klassische Auftraggeber folgende Schwellenwerte (Bauauftrag: € 5.350.000,-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge: € 214.000,- - klassischer Auftraggeber)
9. Welche Fristen sind einzuhalten?
Das Vergaberecht kennt sehr viele unterschiedliche Fristen. Die wichtigsten Fristen, die ein Bieter kennen sollte, sind die Teilnahmefrist, die Angebotsfrist, die Bindefrist, die Zuschlagsfrist und die Stillhaltefrist.
Eine Fristversäumnis hat in den meisten Fällen das Ausscheiden des Angebotes bzw. den Verlust der Möglichkeit gegen eine gesondert anfechtbare Entscheidung des Auftraggebers vorzugehen!
10. Wann wird ein Angebot ausgeschieden?
Es gibt verschiedene Gründe warum ein Angebot ausgeschieden werden muss. In den meisten Fällen hat der Auftraggeber ein Angebot aufgrund eines Fehlers auszuscheiden. Das heißt, der Auftraggeber entscheidet nicht willkürlich, so wie dies oft unterstellt wird, sondern er hat keinen Entscheidungsspielraum. Beispiele warum ein Angebot ausgeschieden werden muss: zu spät eingereichtes oder nicht korrekt übergebenes Angebot, das Unternehmen erfüllt die nötige Eignung nicht bzw. verabsäumt es vorgeschriebene Unterlagen vorzulegen, Angebote mit Formfehlern, Angebote, die nicht den Ausschreibungsunterlagen entsprechen(beispielsweise etwas durchstreichen), …
Das Vergaberecht ist ein sehr formalisiertes Verfahren. Diese Tatsache macht es den Bietern nicht gerade leicht. Allerdings kann man durch eigene Kenntnisse im Vergaberecht und Verbesserungen im firmeninternen Umgang mit Ausschreibungen viele Probleme und Frustrationen vermeiden.